Meeting-Typen aus dem Outlook-Betreff
Jedes Meeting wird automatisch anhand des Betreffs einem Typ zugeordnet. Jede Person pflegt eigene Regeln – für Jour fixe, Reviews oder externe Termine.
Meeting Hub · never lost Operating System
Kein Meeting geht verloren: Protokolle, To-dos und Beschlüsse entstehen automatisch.
Meeting Hub verbindet Outlook, Ihren Meeting-Bot und SharePoint: Der Bot tritt nach Ihren Regeln bei, transkribiert mit Sprechertrennung, erstellt per KI-Vorlage das Protokoll und legt es nach Freigabe revisionssicher ab.
„Demo anfragen per E-Mail“ öffnet Ihr E-Mail-Programm mit einer vorbereiteten Nachricht an hello@neverlost.at.
- Outlook-Integration
- Sprechertrennung
- Ablage in Ihrem SharePoint
- DSGVO-konform
Aufzeichnungsmanagement
Abgehaltene Meetings
Aufgezeichnet128
In Prüfung6
Freigegeben119
Offene To-dos24
Wochen-Jour-fixe Produktion
Mo, 08:30 · 7 Teilnehmer
FreigegebenAbgelegt
Vertrieb Quartalsreview
Di, 10:00 · 12 Teilnehmer
In PrüfungFreigabe offen
Lieferanten-Abstimmung Almgut
Mi, 14:00 · 5 Teilnehmer
TranskribiertKI-Report läuft
Produktansicht Meeting Hub – Beispieldaten
Funktionen
Alles, was nach einem Meeting sonst liegen bleibt
Meeting Hub übernimmt die Nacharbeit vollständig – von der Erkennung des Termins bis zur abgelegten, freigegebenen Dokumentation.
Ein Meeting, ein Bot
Aufgezeichnet wird ausschließlich über den Meeting-Bot des Organisators. Keine Doppelaufnahmen, klare Verantwortung.
Transkription mit Sprechertrennung
Das Transkript entsteht inklusive Diarisierung. Falsch erkannte Stimmen korrigieren Sie mit zwei Klicks – mit Konfidenz-Anzeige.
KI-Protokolle über Prompt-Vorlagen
Zusammenfassung, Beschlüsse und Zielformat steuern Sie über wiederverwendbare Vorlagen – pro Meeting-Typ hinterlegt.
Aufgaben und Beschlüsse automatisch
To-dos werden mit Verantwortlichen und Fälligkeit aus dem Gespräch extrahiert und in einer Aufgabenliste gesammelt.
Freigabe und Ablage in SharePoint
Erst nach Ihrer Freigabe wandert das Protokoll in den gewünschten SharePoint-Ordner – optional verteilt über Webhooks.
Der Gesamtprozess
Vom Kalendereintrag zum freigegebenen Protokoll
Sieben Schritte, die nach der Einrichtung ohne manuelles Zutun ablaufen.
- 01
Outlook-Termin
Betreff, Organisator und Teilnehmer kommen direkt aus dem Kalender.
- 02
Prüfung beim Organisator
Ist das System aktiv und greift eine Typ-Regel auf den Betreff? Nur dann geht es weiter.
- 03
Bot tritt bei und zeichnet auf
Der Meeting-Bot des Organisators joint automatisch und startet die Aufzeichnung.
- 04
Transkription und Sprechertrennung
Das Transkript entsteht inklusive Diarisierung, Sprecher lassen sich nachträglich korrigieren.
- 05
KI-Report per Prompt-Vorlage
Die hinterlegte Vorlage erzeugt Zusammenfassung, Beschlüsse und To-dos im gewünschten Format.
- 06
Review und Freigabe
Die zuständige Person prüft das Protokoll und gibt es frei – erst dann wird verteilt.
- 07
Ablage, Verteilung, nächste Agenda
Ablage im SharePoint-Ordner, Verteilung per Webhook und optional eine Agenda für das Folgemeeting.
Wann tritt der Meeting-Bot bei?
Der Bot joint einem Meeting nur, wenn beide Bedingungen gleichzeitig erfüllt sind. So bleibt jede Aufzeichnung nachvollziehbar gewollt.
Der Organisator hat das System aktiv gestellt.
Eine Meeting-Typ-Regel greift auf den Betreff.
Beide erfüllt: Bot joint automatisch und zeichnet auf.
Eine fehlt: kein Beitritt, das Meeting bleibt unaufgezeichnet.
Rollen
Wer stellt was ein?
Klare Trennung zwischen globaler IT-Konfiguration und den persönlichen Regeln der Mitarbeitenden.
Globale Modul-Einstellungen
Verbindungen zu winkk.ai und SharePoint, Master-Schalter für die Transkription, Prompt-Vorlagen und Webhook-Ziele.
Eigene Meeting-Typen
Erkennungsregeln für den Betreff, Aufzeichnung, Ablageordner, Freigabeperson und Zielformat pro Typ.
Abgehaltene Meetings
Sprecher korrigieren, Protokoll prüfen und freigeben, Einstellungen für ein einzelnes Meeting überschreiben.
Datenschutz
DSGVO-konform dokumentieren
Meeting Hub ist für europäische Unternehmen gebaut: Aufzeichnung nur mit klarer Entscheidung, Freigabe vor Verteilung, Ablage in Ihrer eigenen Umgebung.
Transparente Aufzeichnung
Aufgezeichnet wird nur, wenn der Organisator es aktiv gestellt hat und eine Regel greift. Teilnehmende sehen den Bot im Meeting.
Freigabe vor Verteilung
Protokolle werden erst nach Prüfung durch die zuständige Person abgelegt und verteilt.
Ablage in Ihrem System
Transkripte und Protokolle liegen in Ihrem eigenen SharePoint – Zugriff über SSO, Rechte bleiben bei Ihnen.
FAQ
Häufige Fragen zu Meeting Hub
Wie erkennt Meeting Hub, welche Meetings aufgezeichnet werden sollen?+
Meeting Hub liest Betreff, Organisator und Teilnehmer aus dem Outlook-Termin. Trifft eine Ihrer Meeting-Typ-Regeln auf den Betreff zu und ist die Aufzeichnung beim Organisator aktiv, tritt der Meeting-Bot automatisch bei.
Wer zeichnet auf, wenn mehrere Personen Meeting Hub nutzen?+
Immer nur der Meeting-Bot des Organisators. Dadurch gibt es pro Meeting genau eine Aufzeichnung und eine klar zuständige Person für Freigabe und Ablage.
Werden die Sprecher im Protokoll unterschieden?+
Ja. Die Transkription erfolgt mit Sprechertrennung (Diarisierung). Nicht eindeutig zugeordnete Stimmen werden mit Konfidenzwert angezeigt und lassen sich im Meeting nachträglich korrigieren.
Wo werden Transkript und Protokoll gespeichert?+
In dem SharePoint-Ordner, den Sie pro Meeting-Typ festlegen. Die Verbindung erfolgt per SSO, die Zugriffsrechte bleiben vollständig in Ihrer Microsoft-Umgebung.
Ist der Einsatz DSGVO-konform?+
Meeting Hub zeichnet nur auf, wenn der Organisator das System aktiv gestellt hat und eine Regel greift. Protokolle werden erst nach Freigabe verteilt, die Ablage erfolgt in Ihrer eigenen Umgebung. Den DSGVO-Hinweis sehen Nutzende direkt im Meeting-Detail.
Kann Meeting Hub Aufgaben und die nächste Agenda vorbereiten?+
Ja. To-dos werden mit Verantwortlichen und Fälligkeiten aus dem Gespräch extrahiert. Optional erzeugt Meeting Hub aus offenen Aufgaben und vorherigen Protokollen eine Agenda für das nächste Meeting.
Meeting Hub im eigenen Kalender erleben
Wir zeigen Ihnen in 30 Minuten, wie Meeting Hub in Ihrer Outlook- und SharePoint-Umgebung arbeitet – mit Ihren Meeting-Typen.
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