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Funktionen

Alles, was Meeting Hub kann.
Einfach erklärt.

Vom Termin bis zum abgelegten Protokoll – jeder Schritt in wenigen Sätzen. Mit Fokus auf das, was zählt: Sicherheit, Nachvollziehbarkeit und DSGVO.

  • Daten in der EURechenzentrum Frankfurt
  • DSGVO-konformApp und Meeting-Bot
Kalender

Meeting Hub kennt Ihre Termine.

Einfach gesagt: Meeting Hub schaut in Ihren Outlook-Kalender – wie eine Assistenz, die nur lesen, aber nichts verändern darf.

  • Nur lesender Zugriff auf Ihren eigenen Kalender
  • Woche im Kalender oder als Liste
  • Jedes Meeting mit Status auf einen Blick
Meeting Hub: Kalenderansicht einer Woche
Teilnahme

Der Bot kommt nur, wenn Sie es wollen.

Einfach gesagt: Sie entscheiden einmal, wann Ihr Bot mitkommen darf. Danach hält er sich daran.

  • Drei Einstellungen: alle Meetings, nur interne oder nie
  • Für interne Meetings gilt zusätzlich die Regel Ihrer Organisation
  • Nur Teams- und Google-Meet-Links – alles andere bleibt außen vor
Aufnahme

Ein Protokollführer, der nie müde wird.

Einfach gesagt: Ihr persönlicher Meeting-Bot von winkk AI setzt sich ins Meeting und hört zu. Alle sehen, dass er da ist.

  • Funktioniert mit Microsoft Teams und Google Meet
  • Der Bot ist für alle Teilnehmenden sichtbar
  • Kein Bot dabei? Aufnahme einfach hochladen
Transkript

Wer hat was gesagt?

Einfach gesagt: Aus der Aufnahme wird Text – und jede Stimme bekommt einen Namen.

  • Transkript mit Sprechertrennung
  • Sprecher den richtigen Personen zuordnen
  • Redeanteile je Person sichtbar
Meeting Hub: Meeting-Detail mit Verarbeitungsstatus und Teilnehmenden
KI-Protokoll

Das Wichtigste. Auf einen Blick.

Einfach gesagt: Die KI liest das ganze Gespräch und schreibt auf, was wirklich zählt.

  • Zusammenfassung in wenigen Sätzen
  • Beschlüsse als klare Liste
  • To-dos mit verantwortlicher Person
Meeting Hub: Protokoll mit Zusammenfassung und Beschlüssen
Meeting-Typen

Jedes Meeting bekommt die passende Vorlage.

Einfach gesagt: Ein Jour fixe braucht ein anderes Protokoll als ein Kundengespräch. Meeting Hub weiß, welches.

  • Eigener Standard-Typ für jede Person
  • Regeln für den Betreff wählen automatisch den passenden Typ
  • Je Typ eigene Protokoll-Vorlage und eigener Ablageort
Freigabe

Erst prüfen. Dann teilen.

Einfach gesagt: Bevor irgendwer das Protokoll bekommt, schauen die Teilnehmenden drüber und sagen „passt“.

  • Bis zur Freigabe sind Protokoll und Aufgaben gesperrt
  • Gäste geben per Link aus der E-Mail frei
  • Sichtbar, wer wann freigegeben hat
Meeting Hub: Seite mit offenen Freigaben
Ablage

Landet dort, wo Ihre Dokumente schon sind.

Einfach gesagt: Das fertige Protokoll kommt als PDF in Ihren SharePoint-Ordner – ganz von selbst.

  • Ablage erst nach der Freigabe
  • Zugriff nur auf die eine Site, die Ihre IT freigibt
  • Rechte verwalten Sie wie gewohnt in Microsoft 365
Aufgaben

Kein To-do geht verloren.

Einfach gesagt: Alles, was im Meeting versprochen wurde, steht danach auf einer Liste – mit Namen dran.

  • Alle offenen Aufgaben an einem Ort
  • Offen, meine, überfällig – mit einem Klick
  • Direkt zurück zum Meeting, aus dem sie stammen
Meeting Hub: Aufgabenliste mit Verantwortlichen
Rollen

Jeder sieht nur, was er sehen soll.

Einfach gesagt: Wie in einem Bürogebäude: Jede Person hat ihren Schlüssel – und der passt nur zu ihren Türen.

  • Mitglieder arbeiten mit ihren eigenen Meetings
  • Administration verwaltet Regeln und Einrichtung getrennt
  • Private Dokumente bleiben privat
Sicherheit

Sicher. Von Anfang an.

Sechs Dinge, auf die Sie sich verlassen können.

Daten in der EU

Im SaaS-Betrieb liegen die Daten im Rechenzentrum Frankfurt. Oder On-Premises bei Ihnen.

Streng getrennt

Jede Organisation ist ein eigener Mandant. Niemand sieht die Daten einer anderen.

Nur nötige Rechte

Anmeldung mit Name und E-Mail, Outlook nur lesend, SharePoint nur für eine Site.

Jederzeit widerrufbar

Ihre IT kann alle Zugriffe in Microsoft jederzeit wieder entziehen.

Keine fremden Passwörter

Meeting Hub speichert keine winkk-Zugangsdaten. Die bleiben beim Anmeldedienst.

Gesperrt bis zur Freigabe

Protokolle und Aufgaben werden erst verteilt, wenn alle zugestimmt haben.

Nachvollziehbarkeit

Jeder Schritt. Sichtbar.

Zu jedem Meeting sehen Sie, wo es gerade steht – und wer was getan hat.

  1. 1Aufgenommen
  2. 2Transkribiert
  3. 3Protokoll geprüft
  4. 4Freigegeben
  5. 5Abgelegt

Freigaben werden mit Person und Zeitpunkt festgehalten. So lässt sich jederzeit belegen, wer einem Protokoll zugestimmt hat.

DSGVO

Gebaut für die DSGVO.

SaaS mit Daten in der EU oder On-Premises in Ihrer Umgebung – App und Meeting-Bot sind für den DSGVO-konformen Einsatz gemacht.

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